Thiết kế văn phòng

Ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp khi áp dụng văn hóa thoải mái và môi trường làm việc linh hoạt. Ngày càng nhiều công ty bắt đầu thiết kế lại không gian văn phòng của mình để cung cấp môi trường làm việc theo mô-đun, có tính linh hoạt cao.

Bạn có tò mò muốn biết thiết kế văn phòng làm việc tác động đến năng suất, sự sáng tạo và sức khỏe của nhân viên như thế nào không?

• Thiết kế nơi làm việc đề cập đến việc tổ chức và trang bị không gian làm việc để đạt được năng suất, sự an toàn, tính sáng tạo và tính linh hoạt tối ưu.
• Thiết kế nơi làm việc tốt có thể giảm căng thẳng và tăng năng suất, và người sử dụng lao động nên cân nhắc đến môi trường làm việc vật lý của nhân viên.
• Thiết kế văn phòng làm việc hiện đại lấy con người làm trung tâm, tập trung vào việc giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, hợp tác tốt hơn và phát triển.
• Xu hướng thiết kế nơi làm việc bao gồm không gian làm việc theo hoạt động, thiết kế linh hoạt, thiết kế tập trung vào sức khỏe và tạo ra nơi làm việc lý tưởng.
• Không gian làm việc theo hoạt động đáp ứng các nhu cầu khác nhau của nhân viên, bao gồm không gian tập trung, cộng tác, học tập và giao lưu.
• Việc vận động trong ngày rất quan trọng đối với sức khỏe và năng suất của nhân viên, và thiết kế văn phòng nên thúc đẩy điều này.
• Một không gian làm việc đa năng bao gồm những khu vực yên tĩnh để tập trung, không gian sáng tạo để hợp tác và không gian thư giãn để nghỉ ngơi.
• Thiết kế văn phòng sinh thái, ánh sáng tự nhiên và không khí trong lành có tác động tích cực đến sức khỏe và năng suất của nhân viên.
• Môi trường làm việc linh hoạt, sự thoải mái như ở nhà, không gian làm việc độc đáo cùng nhiều màu sắc và kết cấu đa dạng có thể nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên.
• Ghế văn phòng tiện dụng, bàn làm việc đứng ngồi và bàn cao có thể giảm thiểu tác hại của việc ngồi lâu.
• Những không gian phi truyền thống như hành lang, góc nhỏ và ngóc ngách có thể được chuyển đổi thành khu vực làm việc chức năng, chẳng hạn như phòng họp nhỏ, không gian họp không chính thức hoặc phòng riêng chỉ dành cho một người.

Thiết kế văn phòng làm việc có nghĩa là gì?

Thiết kế văn phòng làm việc là cách tổ chức và trang bị nơi làm việc để cho phép nhân viên đạt năng suất tối ưu cũng như mang lại sự an toàn, sáng tạo và linh hoạt tối đa.

Sự phát triển của thiết kế nơi làm việc

Ngày nay, thiết kế nơi làm việc ngày càng lấy con người làm trung tâm, hướng đến mục tiêu khiến nhân viên cảm thấy thoải mái khi ở văn phòng, hợp tác tốt hơn và… phát triển. Các công ty đang bắt đầu thiết kế lại không gian làm việc của mình với ý niệm về tầm quan trọng của mô hình làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên tự do lựa chọn giờ làm việc, địa điểm làm việc, bàn làm việc và thậm chí là môi trường làm việc (tất nhiên là trong phạm vi hợp lý). Những nhà tuyển dụng hiểu được điều này sẽ chiếm ưu thế trong cuộc cạnh tranh thu hút nhân tài trong lực lượng lao động đang thu hẹp và giữ chân nhân viên thực sự trong thời điểm xu hướng “từ chức lớn” chưa từng thấy.

Nhiều yếu tố đã góp phần (và vẫn đang góp phần) vào thiết kế văn phòng làm việc rộng lớn, chẳng hạn như sự thay đổi nhân khẩu học, ảnh hưởng ngày càng tăng của công nghệ, tình trạng thiếu hụt nhân tài đang diễn ra, các vấn đề tài chính và dữ liệu kém về cách thiết kế tác động đến năng suất của nhân viên. Những yếu tố này chuyển thành một số xu hướng định hình thiết kế nơi làm việc ngày nay và tương lai, được giải thích thêm bên dưới.

Xu hướng thiết kế văn phòng làm việc ngày nay

Thiết kế văn phòng làm việc của bạn với sự linh hoạt trong tâm trí

Nếu như trước đây, mô hình văn phòng truyền thống được thiết kế để sử dụng cố định có vẻ hiệu quả thì giờ đây, mô hình này không còn phù hợp với những thách thức kinh doanh ngày càng gia tăng hiện nay. Việc áp dụng hình thức làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch đã thay đổi hoàn toàn kỳ vọng của nhân viên về văn phòng và việc tạo ra không gian có mục đích trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đây là lý do tại sao các công ty hiện nay đang xem xét lại thiết kế văn phòng làm việc với mục đích hướng đến những lý do cốt lõi khiến mọi người muốn quay lại văn phòng. Đến mức các không gian làm việc có thể thích ứng, dạng mô-đun giúp dễ dàng thích ứng với nhu cầu thay đổi của nhân viên, dự án và công ty.

Tạo không gian cho mô hình làm việc dựa trên hoạt động

Không gian làm việc dựa trên hoạt động được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của mọi nhân viên, bất kể họ là người hướng nội hay hướng ngoại. Ví dụ, nếu bạn cần không gian để tập trung – hãy đến khu vực yên tĩnh. Nếu một nhóm nhân viên muốn làm việc cộng tác trong một dự án – hãy đến phòng họp nhỏ có màn hình tương tác. Nếu bạn muốn phát triển kỹ năng – hãy đến khu vực học tập. Nếu bạn muốn trò chuyện với đồng nghiệp qua cà phê – hãy đến khu vực giao lưu. Ý tưởng đằng sau mô hình làm việc dựa trên hoạt động là nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn khi họ ở trong môi trường làm việc phù hợp, vì vậy mọi không gian phải được thiết kế cẩn thận để nuôi dưỡng những cảm xúc cần thiết.

Không gian linh hoạt và đồ nội thất có thể thích ứng giúp dễ dàng tích hợp công nghệ mới và nhiều phong cách làm việc. Tính mô-đun phù hợp lý tưởng với phong cách làm việc theo nhóm, xã hội của những người lao động thế hệ Millennials và thế hệ Z. Ví dụ, đồ nội thất có thể di chuyển phù hợp với nhau theo nhiều cách tạo nên một bối cảnh năng động và tương tác hơn.

Hãy cân nhắc việc đưa nhiều khu vực vào kế hoạch thiết kế văn phòng của bạn, chẳng hạn như:

• Khu vực giao lưu lấy cảm hứng từ vẻ ngoài và cảm giác của một quán cà phê hoặc căng tin, để cảm thấy tràn đầy năng lượng và chào đón. Biến nơi này thành không gian để gặp gỡ nhau qua cà phê, nghỉ ngơi 10 phút hoặc tận hưởng các cuộc họp thông thường.
• Một khu vực cộng tác sẽ tập trung nhiều hơn vào làm việc nhóm và tạo điều kiện cho thảo luận. Điều này có nghĩa là các nhóm có thể ngồi gần nhau trong thời gian dài để cộng tác và tạo ra những ý tưởng mới.
• Khu vực học tập được thiết kế đặc biệt để truyền cảm hứng và khuyến khích nhân viên học các kỹ năng mới và duy trì các giá trị thương hiệu.
• Khu vực yên tĩnh dành cho những nhân viên thích làm việc mà không bị phân tâm hay tiếng ồn, làm việc trong thời gian gấp hoặc chỉ đơn giản là thích làm việc một mình.

Vì vậy mô hình làm việc dựa trên hoạt động giúp nhân viên đạt được hiệu quả và năng suất cao nhất có thể. Khi họ cảm thấy được hỗ trợ, họ có khả năng tạo ra công việc chất lượng cao và cảm thấy gắn bó hơn với thương hiệu. Với các khu vực hoạt động để gọi điện riêng, họp quan trọng hoặc dành vài giờ mà không bị sao nhãng, họ có thể làm việc nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến chất lượng.

Thiết kế cho Sức khỏe của Mọi người

Không còn nghi ngờ gì nữa, môi trường xung quanh ảnh hưởng đến sức khỏe của chúng ta. Thiết kế vì sức khỏe là ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Trong số những phát hiện: ngồi lâu là mối nguy hiểm sâu sắc đối với sức khỏe. Mặt tích cực là ánh sáng tự nhiên và các yếu tố khác của thiên nhiên có thể cải thiện sức khỏe và năng suất.

Một giải pháp được đề xuất là thiết kế không gian để thúc đẩy sự vận động trong suốt cả ngày. Các tính năng lý tưởng bao gồm bàn làm việc đứng ngồi và vị trí đặt điểm cuối hợp lý. Bàn làm việc đứng ngồi thúc đẩy sức khỏe tổng thể và có thể giảm đau lưng, cổ và vai. Đặt cầu thang, phòng chờ và phòng vệ sinh cách xa không gian làm việc sẽ khuyến khích sự vận động.

Biến nơi làm việc của bạn thành điểm đến

Trong “trạng thái bình thường mới”, mọi người đang mong đợi sự trở lại của một nơi làm việc mới và khác biệt. Việc chỉ mở lại văn phòng của bạn với những thay đổi tối thiểu sẽ chỉ khiến nhân viên tự hỏi liệu có đáng để đi lại một lần nữa hay không. Hãy dành thời gian để xem xét lại mục đích của không gian làm việc của bạn và thiết kế lại nó. Khi bạn không cần bàn làm việc riêng cho từng nhân viên, bạn sẽ có nhiều không gian hơn cho các tiện nghi như quán cà phê và phòng giải trí. Ngoài ra còn có nhiều không gian hơn để thêm các yếu tố thiết kế hấp dẫn, chẳng hạn như cây xanh và tác phẩm nghệ thuật mang đến cho nhân viên cảm giác như đang đến nơi yêu thích của họ trong thị trấn, thay vì trong một văn phòng vô trùng.

Tuyển dụng và giữ chân nhân tài hàng đầu là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Đặc biệt, thế hệ Millennials tìm kiếm nơi làm việc hỗ trợ lối sống của họ. Điều này thường có nghĩa là công việc có cơ sở vật chất truyền cảm hứng, vui vẻ và thoải mái. Nội thất hiện đại và công nghệ tiên tiến có thể tác động đến suy nghĩ của ứng viên. Kết hợp lại, những đặc điểm này gửi đi thông điệp rằng người sử dụng lao động quan tâm đến phúc lợi của nhân viên. Đối với nhiều nhóm nhân tài, xu hướng thiết kế văn phòng làm việc này có thể tạo nên sự khác biệt trong việc lựa chọn công việc của họ.

Thiết kế văn phòng làm việc của bạn bằng cách tích hợp công nghệ thân thiện với người dùng

Nhân viên mong muốn có trải nghiệm làm việc mượt mà, hiệu quả và kết nối tương đương với các hoạt động thường ngày khác mà họ đã quen, chẳng hạn như trở thành khách hàng được phục vụ tốt. Do đó, bạn cần tập trung vào trải nghiệm người dùng của nhân viên ngay bây giờ cũng như trải nghiệm của khách hàng. Nếu nhân viên của bạn không thể sử dụng công nghệ hoặc các ứng dụng và chương trình mà bạn cung cấp cho họ, bạn có thể sẽ thấy năng suất bị chậm lại rất nhiều. Nói cách khác, nếu quá khó sử dụng, thì nó vô giá trị. Việc nâng cao trải nghiệm người dùng trong không gian làm việc không chỉ dựa vào một nơi làm việc được quản lý tốt mà còn có nghĩa là phải áp dụng các công cụ cộng tác ảo.

Các công ty tìm kiếm các giải pháp chia sẻ nội dung dễ dàng hơn, do đó, bằng cách tích hợp công nghệ vào môi trường, nhân viên có thể bắt tay vào công việc nhanh chóng. Lãng phí thời gian trong các cuộc họp là mối quan tâm lớn trong thiết kế văn phòng làm việc. Đặc biệt là thời gian lãng phí để thiết lập cho một cuộc họp. Nội thất, phòng làm việc, phòng chờ và phòng họp nhỏ phải được tạo ra với mục đích kết nối và thiết lập. Các yếu tố tích hợp công nghệ phổ biến bao gồm sạc không dây tích hợp, màn hình tương tác, điểm tiếp xúc công nghệ dễ kết nối, tay màn hình khớp nối, nguồn điện và dữ liệu tích hợp, v.v.

10 ý tưởng và xu hướng thiết kế văn phòng làm việc sáng tạo

Việc trao quyền cho nhân viên chủ động lựa chọn cách thức và địa điểm làm việc là rất quan trọng. Văn phòng nên là không gian đa năng bao gồm khu vực yên tĩnh để tập trung, không gian sáng tạo để cộng tác và không gian thư giãn để giải tỏa căng thẳng. Những điều này có thể có tác động tích cực đến cả năng suất và sức khỏe của nhân viên. Sau đây là một số ý tưởng thiết kế hiệu quả mà bạn có thể triển khai để nâng cao trải nghiệm tại nơi làm việc của nhân viên.

1. Tối ưu hóa không gian văn phòng

Không phải là tĩnh tại, các văn phòng cần được xem xét liên tục. Khi xem xét các kế hoạch không gian và các lựa chọn bố trí, hãy cân nhắc đưa vào các không gian dành riêng cho sự tập trung, cộng tác và thư giãn, ngoài các phònglàm việc truyền thống, vốn cũng quan trọng không kém.

Hãy nghĩ đến hành lang, gầm cầu thang và những ngóc ngách khác chưa từng được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào. Một trong những xu hướng thiết kế văn phòng hiện nay phổ biến nhất là việc sử dụng ngày càng nhiều những không gian truyền thống này, được chuyển đổi thành khu vực làm việc chức năng dưới dạng các gian hàng nhỏ, không gian họp hoặc thậm chí là các khoang riêng tư chỉ dành cho một người.

2. Mang lại nhiều ánh sáng tự nhiên hơn

Với số ngày làm việc trong nhà lớn, không có gì ngạc nhiên khi ánh sáng tự nhiên là một yếu tố quan trọng trong việc quy hoạch không gian văn phòng. Trên thực tế, một cuộc thăm dò ý kiến ​​của HR đối với 1.614 nhân viên, được công bố trên Harvard Business Review, cho thấy khả năng tiếp cận ánh sáng tự nhiên là thuộc tính số một mà chúng ta mong muốn trong môi trường văn phòng của mình. Nó cũng có thể có tác động đáng kể đến mọi thứ, từ tâm trạng đến sự sáng tạo và khả năng tập trung.

Ánh sáng tự nhiên là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc trong thiết kế văn phòng và có thể đạt được thông qua quy hoạch không gian hiệu quả. Ví dụ, tạo không gian làm việc mở sẽ tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên. Tương tự như vậy, bao gồm vách ngăn bằng kính cho phép ánh sáng chiếu khắp nơi làm việc.

3. Cải thiện không khí trong lành và thông gió tự nhiên

Lợi ích của không khí trong lành rất nhiều. 20% không khí chúng ta hít thở được não sử dụng, vì vậy, không khí trong lành cuối cùng sẽ dẫn đến tư duy rõ ràng hơn, tập trung và chú ý hơn. Người ta cũng chứng minh rằng máu có oxy có thể làm tăng đáng kể quá trình tổng hợp serotonin của não, có thể nâng cao cảm giác hạnh phúc và khỏe mạnh tại nơi làm việc.

4. Giải tán việc ngồi có hại

Ngồi lâu ảnh hưởng đến chúng ta nhiều hơn và sâu sắc hơn chúng ta có thể biết. Khi xu hướng hướng tới sức khỏe và hạnh phúc tại nơi làm việc tiếp tục, chúng ta cũng có thể thấy những thay đổi cơ bản trong cách thiết kế văn phòng. Mặc dù chúng ta có thể còn lâu mới chấm dứt hoàn toàn việc ngồi, nhưng các ứng dụng thực tế của nguyên tắc này đã tồn tại dưới dạng ghế văn phòng công thái học phù hợp với chuyển động tự nhiên và khuyến khích tư thế tốt, bàn làm việc ngồi-đứng cho phép tư thế tốt hơn và tránh căng thẳng lặp đi lặp lại khi ngồi, bàn cao để khuyến khích các cuộc họp đứng, v.v.

5. Sử dụng nhiều màu sắc

Màu sắc có thể tạo ấn tượng lớn. Ví dụ, màu nhẹ nhàng giúp cải thiện khả năng tập trung, và màu sắc rực rỡ giúp tăng cường sự hợp tác và sáng tạo. Theo truyền thống, các văn phòng sử dụng đồ nội thất đồng nhất – ghế cùng loại và cùng màu. Quan niệm cho rằng mọi thứ phải hoàn toàn phù hợp đã lỗi thời. Màu sắc cuối cùng có tác động đáng kể đến tâm trạng và năng suất của nhân viên. Sử dụng hỗn hợp màu pantone trong đồ nội thất văn phòng có thể nâng cao tâm trạng của văn phòng và nhân viên. Các kiểu dáng, thương hiệu, và vải khác nhau của ghế văn phòng có thể giúp tạo ra môi trường làm việc năng động tại văn phòng.

6. Cho phép làm việc linh hoạt, nhanh nhẹn

Làm việc linh hoạt là một phần của cách làm việc lấy nhân viên làm trung tâm, tập trung vào cách thức thực hiện công việc chứ không phải nơi thực hiện. Ví dụ, môi trường làm việc linh hoạt trao quyền cho nhân viên quyết định khi nào, ở đâu và làm như thế nào, giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên và sự hài lòng chung.

Các chiến lược thiết kế làm việc linh hoạt, nhanh nhẹn và kết hợp bao gồm việc sử dụng không gian làm việc đa chức năng, tạo ra các khu vực làm việc cộng tác và lựa chọn đồ nội thất có thể định hình lại cho các mục đích khác nhau. Có những nơi làm việc cộng tác có thể thích ứng cho phép các nhóm có quy mô khác nhau di chuyển xung quanh văn phòng. Việc tạo ra các không gian dễ dàng thích ứng với các yêu cầu khác nhau có thể được hỗ trợ bằng các lựa chọn đồ nội thất thông minh, ví dụ, ghế và bàn có thể dễ dàng di chuyển và định hình lại hoặc kệ có thể dễ dàng tạo thành vách ngăn tạo ra các khu vực trong môi trường văn phòng mở.

7. Sự thoải mái tại nơi làm việc

Khi nơi làm việc phát triển, chúng ta bắt đầu thấy các yếu tố của ngôi nhà được sử dụng rộng rãi hơn. Tạo ra một môi trường gia đình ấm áp với ghế sofa, ghế và bàn đầy màu sắc giúp nhân viên và khách thư giãn và thoải mái. Điều này thúc đẩy năng suất và cho phép nhân viên sáng tạo hết mình.

8. Không gian văn phòng sinh thái

Một trong những cách dễ nhất và ít tốn kém nhất để kích thích năng suất trong văn phòng của bạn và giảm căng thẳng là khai thác sức mạnh của cây xanh. Khi có cây xanh, các nhiệm vụ được hoàn thành nhanh hơn và đạt tiêu chuẩn cao hơn. Ví dụ, những người làm việc máy tính đã tăng năng suất làm việc của họ xung quanh cây xanh lên 10-15%. Cây xanh cũng có thể tác động đến tâm trạng của chúng ta, giảm mức độ căng thẳng của chúng ta, cũng như có nhiều lợi ích sức khỏe khác.

Nguyên tắc tương tác với thiên nhiên này đang được đưa vào văn phòng dưới dạng thiết kế văn phòng sinh học . Từ việc đưa thực vật vào nhiều nơi trong văn phòng từ tường cho đến tủ, cây xanh giúp phân chia không gian văn phòng và cải thiện tính thẩm mỹ của văn phòng cũng như chất lượng không khí.

9. Không gian làm việc phi truyền thống

Không gian làm việc phi truyền thống là những khu vực trước đây không được sử dụng hoặc thậm chí không được coi là không gian nơi nhân viên có thể làm việc – hành lang, góc khuất, hoặc thậm chí là không gian mở dưới cầu thang với ghế lười hoặc ghế sofa. Công nghệ tất nhiên đã thúc đẩy xu hướng này và cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu trong nơi làm việc với các không gian khắp văn phòng.

10. Kết cấu và Hoàn thiện

Thực chất con người chúng ta bị thu hút bởi các kết cấu tự nhiên như gỗ, đá và kim loại. Đây cũng là nguyên tắc nằm sau thiết kế văn phòng sinh học, đưa các yếu tố ngoài trời vào nơi làm việc. Sàn gỗ hoặc sàn lấy cảm hứng từ gỗ đã trở nên cực kỳ phổ biến, cũng như bề mặt xi măng. Xu hướng kết hợp vật liệu khác thường – kim loại, gỗ, hàng dệt may và đá – đã phát triển và chúng ta sẽ thấy nhiều hơn nữa.

Nơi làm việc đang trong tình trạng thay đổi nhanh chóng, chịu ảnh hưởng của thế hệ chuyên gia mới với phong cách làm việc khác nhau, công nghệ nhanh hơn và có khả năng hơn, hiểu biết sâu sắc hơn về tác động của thiết kế đến sức khỏe của con người, v.v. Các công ty muốn tối đa hóa lợi nhuận sẽ được hưởng lợi rất nhiều khi triển khai không gian làm việc linh hoạt, dựa trên hoạt động được thiết kế để tích hợp công nghệ và thúc đẩy sự sáng tạo cũng như năng suất của văn phòng một cách dễ dàng.